Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Airsoft Sport Club Linz (ASCL)
Freistädter Straße 284/20
4040 Linz, Österreich

ZVR-Zahl: 929585358
Website: https://ascl.at
E-Mail: vorstand@ascl.at

Für Datenschutzanfragen und die Ausübung datenschutzrechtlicher Rechte steht folgende Kontaktadresse zur Verfügung:

2. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung des ASCL-Fotoalbums verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte betroffene Personen haben.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie der jeweils anwendbaren österreichischen Datenschutzbestimmungen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu können insbesondere Namen, E-Mail-Adressen, Kontoinformationen, IP-Adressen und Fotografien gehören, auf denen Personen erkennbar sind.

Die Verarbeitung erfolgt nur, soweit sie für den Betrieb des Fotoalbums, die Verwaltung der Benutzerkonten, die Bereitstellung und Prüfung von Fotografien oder die Wahrnehmung berechtigter Interessen erforderlich ist oder eine andere geeignete Rechtsgrundlage besteht.

3. Hosting und technischer Betrieb

Das Fotoalbum ist eine eigenentwickelte Webanwendung und wird vom ASCL betrieben.

Für das Hosting wird folgender Anbieter eingesetzt:

ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich
Deutschland

Im Rahmen des Hostings können personenbezogene Daten verarbeitet werden, die für die Bereitstellung und den sicheren Betrieb der Anwendung erforderlich sind.

Soweit der Hostinganbieter personenbezogene Daten im Auftrag des ASCL verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Eine Verarbeitung durch weitere technische Dienstleister erfolgt nur, soweit dies für den Betrieb erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist.

4. Serverprotokolle

Beim Aufruf des Fotoalbums können durch den Webserver technische Zugriffsdaten verarbeitet und in Protokolldateien gespeichert werden.

Dazu können insbesondere gehören:

IP-Adresse des zugreifenden Geräts
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene Seiten und angeforderte Ressourcen
Informationen zum verwendeten Browser und Betriebssystem
technische Status- und Fehlermeldungen

Die Verarbeitung dient dem sicheren und stabilen Betrieb der Anwendung, der Fehleranalyse sowie der Erkennung und Abwehr missbräuchlicher Zugriffe.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des ASCL an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb erforderlich ist.

Die Serverprotokolle werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist.

Konkrete Speicherdauer: 190 Tage

5. Sitzungs-Cookies

Das Fotoalbum verwendet ein technisch erforderliches Sitzungs-Cookie, soweit dies für die Anmeldung und die Nutzung geschützter Bereiche erforderlich ist.

Das Cookie dient insbesondere dazu, eine angemeldete Sitzung zuzuordnen und den Zugriff auf zugangsbeschränkte Inhalte zu ermöglichen.

Es werden über diese Anwendung keine Werbe-Cookies eingesetzt.

Die konkrete technische Ausgestaltung und die datenschutz- sowie telekommunikationsrechtliche Einordnung richten sich nach der tatsächlich eingesetzten Implementierung.

6. Anonyme Seitenaufrufzählung

Zur Einschätzung der Nutzung des Fotoalbums und damit verbunden der Verbesserung des Diesntes wird die Anzahl der Seitenaufrufe anonym erfasst. Dabei werden keine externen Analysedienste eingesetzt.

Es werden keine nutzerbezogenen Bewegungsprofile zu Analyse- oder Werbezwecken erstellt.

7. Benutzerkonten und Benutzergruppen

Interessierte Personen können ein Benutzerkonto im Fotoalbum erstellen.

Im Rahmen der Registrierung und Kontoverwaltung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Name
E-Mail-Adresse
Kontoinformationen und Einstellungen
Informationen über zugeordnete Benutzergruppen und Zugriffsberechtigungen
gegebenenfalls Angaben zur Urheberschaft oder zu Bildrechten

Die Zuordnung zu Benutzergruppen erfolgt manuell durch den ASCL. Die Gruppenzugehörigkeit bestimmt, welche internen Inhalte und Funktionen ein Benutzer nutzen darf.

Die Daten werden zur Verwaltung der Benutzerkonten, zur Bereitstellung der vorgesehenen Funktionen, zur Steuerung von Zugriffsrechten und zur Bearbeitung von Anfragen zu Bildern verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist, abhängig vom konkreten Zweck, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Nutzung des angebotenen Dienstes erforderlich ist, oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit berechtigte Interessen des ASCL an einer sicheren und geordneten Verwaltung des Fotoalbums überwiegen.

7.1. Einsicht in die eigenen Kontodaten

Benutzer können ihr Benutzerprofil aufrufen und die dort gespeicherten Kontoinformationen einsehen.

Unabhängig davon können sie im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft über weitere personenbezogene Daten verlangen, die der ASCL über sie verarbeitet.

7.2. Inaktive Benutzerkonten

Benutzerkonten, die über einen Zeitraum von zwölf Monaten nicht aktiv genutzt wurden, werden per E-Mail an die bevorstehende Löschung erinnert.

Erfolgt innerhalb der anschließenden Frist keine erneute Aktivität, wird das Benutzerkonto gelöscht. Vom betreffenden Benutzer bereitgestellte Fotografien werden in diesem Zusammenhang anonymisiert, soweit dies technisch möglich und rechtlich zulässig ist.

Der bei den Bildern hinterlegte Urheber- beziehungsweise Rechteinhaberhinweis bleibt bestehen, soweit hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht und seine weitere Speicherung erforderlich ist.

Frist nach der Erinnerung: 30 Tage

8. Upload von Fotografien

Das Fotoalbum ermöglicht den Upload von Fotografien, insbesondere von Veranstaltungen und Aktivitäten des ASCL.

Für einen Upload bestehen zwei Möglichkeiten:

Upload über ein registriertes Benutzerkonto.
Upload ohne Benutzerkonto unter Angabe des Namens, der E-Mail-Adresse und des Rechteinhabers.

Bei jedem Upload muss die hochladende Person bestätigen, dass sie zur Bereitstellung der jeweiligen Fotografien berechtigt ist und über die erforderlichen Nutzungsrechte verfügt.

Die Angaben und Bestätigungen dienen der Zuordnung der Uploads, der Prüfung der Bildrechte und der Bearbeitung möglicher Rückfragen oder Meldungen.

Die Bestätigung durch die hochladende Person ersetzt weder eine gegebenenfalls erforderliche Zustimmung zur Anfertigung von Fotografien noch eine erforderliche Einwilligung oder sonstige Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung personenbezogener Bilder.

9. Bilddateien und Metadaten

Die hochgeladenen Fotografien können personenbezogene Daten enthalten, insbesondere wenn darauf Personen erkennbar sind.

Bei der Verarbeitung der Bilder werden technische Maßnahmen eingesetzt, um nicht benötigte Metadaten zu entfernen. Insbesondere werden GPS-Standortdaten beim Upload entfernt. EXIF-Daten werden im Fotoalbum nicht angezeigt.

Die öffentlich oder intern bereitgestellten Bilder werden mit einem Hinweis auf den angegebenen Urheber beziehungsweise Rechteinhaber angezeigt. Zusätzlich können Beschreibungen hinterlegt werden.

Die Bildinformationen dienen der Zuordnung, der Wahrung von Urheber- und Nutzungsrechten sowie der sachlichen Dokumentation der jeweiligen Aufnahme.

Nicht benötigte Metadaten sollen auch in den bereitgestellten Bilddateien nicht enthalten sein.

10. Alben, Titel und Beschreibungen

Fotografien werden in Alben organisiert. Dabei können insbesondere folgende Angaben verarbeitet werden:

Albumtitel
Album- und Bildbeschreibungen
Zuordnung zu Veranstaltungen oder Aktivitäten
Angaben zum Urheber beziehungsweise Rechteinhaber
Informationen zur Sichtbarkeit und Freigabe

Diese Informationen dienen der übersichtlichen Organisation, Auffindbarkeit und Einordnung der Fotografien.

Soweit Titel oder Beschreibungen personenbezogene Daten enthalten, werden diese nur im Rahmen des jeweiligen Zwecks und einer geeigneten Rechtsgrundlage verarbeitet und veröffentlicht.

11. Prüfung und Freigabe von Fotografien

Alle Fotografien werden vor ihrer endgültigen Freigabe kuratiert.

Die hochladende Person kann eine gewünschte Sichtbarkeit vorschlagen. Die endgültige Freigabe und Festlegung der Sichtbarkeit erfolgt durch die zuständige Kuratorengruppe des ASCL.

Bei der Prüfung werden insbesondere berücksichtigt:

der Zusammenhang mit dem Vereinsleben oder der jeweiligen Veranstaltung
die Bild- und Nutzungsrechte
die Rechte und Interessen abgebildeter Personen
die vorgesehene Sichtbarkeit des Bildes
mögliche Datenschutz- oder Persönlichkeitsrechtsbedenken
die Einhaltung der Regeln des Fotoalbums

Die Prüfung dient dazu, eine sachgerechte und rechtlich zulässige Veröffentlichung sicherzustellen.

Die Verarbeitung der hierfür erforderlichen Informationen erfolgt, soweit einschlägig, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen des ASCL an der rechtmäßigen und geordneten Dokumentation des Vereinslebens.

12. Sichtbarkeit und Zugriff auf Fotografien

Für Fotografien bestehen grundsätzlich zwei Sichtbarkeitsstufen:

Öffentliche Bilder

Öffentliche Bilder können auch ohne Anmeldung aufgerufen werden. Sie dienen insbesondere der Dokumentation und Darstellung des Vereinslebens und seiner Aktivitäten nach außen.

Interne Bilder

Interne Bilder sind nur für angemeldete Benutzer zugänglich, deren Benutzergruppen über die erforderlichen Berechtigungen verfügen.

Die endgültige Sichtbarkeit wird im Rahmen der Kuratierung festgelegt.

Die Zugriffsbeschränkung interner Bilder reduziert den Kreis der Personen, die auf diese Inhalte zugreifen können. Sie verhindert jedoch nicht vollständig, dass berechtigte Benutzer Bilder speichern, fotografieren oder außerhalb des Fotoalbums weitergeben.

13. Fotografien von Veranstaltungen und abgebildeten Personen

Das Fotoalbum dokumentiert in erster Linie vereinseigene Veranstaltungen und Aktivitäten sowie das Vereinsleben und die Mitglieder des ASCL.

Bei Veranstaltungen werden die Teilnehmer über die Anfertigung und mögliche Veröffentlichung von Bild- und sonstigen Medienaufnahmen informiert. Eine ausdrückliche Einwilligung wird eingeholt, wenn dies im jeweiligen Fall erforderlich ist.

Die Anfertigung von Fotografien und ihre spätere Veröffentlichung sind getrennt zu beurteilen. Eine Zustimmung zur Anfertigung von Aufnahmen stellt nicht automatisch eine uneingeschränkte Einwilligung in deren spätere Veröffentlichung dar.

Vor der Veröffentlichung prüft der ASCL, ob eine geeignete Rechtsgrundlage besteht. Dabei werden insbesondere der Zweck der Aufnahme, der Charakter der Veranstaltung, die Art der Darstellung, der abgebildete Personenkreis, die vorgesehene Sichtbarkeit und die Interessen der betroffenen Personen berücksichtigt.

Bei Gruppenaufnahmen, Vereinsfotos und vergleichbaren Aufnahmen, die das Vereinsleben oder eine Veranstaltung dokumentieren, kann ein berechtigtes Interesse des ASCL an der Dokumentation und Darstellung seiner Vereinsaktivitäten bestehen. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Aufnahme einen sachlichen Bezug zur Veranstaltung oder zum Vereinsleben hat und die Veröffentlichung diesem Zweck entspricht.

Dem berechtigten Interesse des ASCL werden die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der abgebildeten Personen gegenübergestellt. Dabei wird insbesondere berücksichtigt, ob einzelne Personen besonders hervorgehoben werden, ob die Aufnahme sensible oder nachteilige Situationen zeigt, ob mit einer Veröffentlichung in der vorgesehenen Reichweite gerechnet werden kann und ob eine interne statt einer öffentlichen Veröffentlichung als milderes Mittel ausreicht.

Eine Veröffentlichung erfolgt auf dieser Grundlage nur, wenn die Interessenabwägung im konkreten Fall zugunsten der Veröffentlichung ausfällt und keine andere rechtliche Einschränkung entgegensteht. Bestehen erhebliche Zweifel oder ist eine Einwilligung rechtlich erforderlich, wird diese vor der Veröffentlichung eingeholt.

Eine Gruppenaufnahme begründet daher nicht automatisch ein berechtigtes Interesse an jeder beliebigen Veröffentlichung. Maßgeblich sind stets die Umstände des konkreten Bildes und der vorgesehenen Verwendung.

Betroffene Personen können Fragen oder Bedenken hinsichtlich der Anfertigung oder Veröffentlichung von Fotografien an den ASCL richten und ihre gesetzlichen Rechte geltend machen. Hierfür steht insbesondere die Meldefunktion am jeweiligen Bild zur Verfügung. Eine direkte Kontaktaufnahme ist außerdem über datenschutz@ascl.at möglich.

14. Meldung von Fotografien

Bei jedem Bild steht eine Meldefunktion zur Verfügung. Darüber können insbesondere Bedenken hinsichtlich der Bildrechte, einer falschen Zuordnung, einer problematischen Darstellung oder der Zulässigkeit der Veröffentlichung mitgeteilt werden.

Nach Eingang einer Meldung wird das betreffende Bild automatisch vorläufig ausgeblendet, bis ein Kurator die Meldung geprüft hat.

Die zuständige Kuratorengruppe prüft den Sachverhalt und entscheidet über die erforderlichen Maßnahmen. Dazu können die erneute Freigabe, eine Änderung der Sichtbarkeit, eine Anpassung des Inhalts oder die Entfernung des Bildes gehören.

Die Meldung dient der Prüfung des jeweiligen Anliegens. Sie ersetzt keine gegebenenfalls erforderliche formelle Ausübung gesetzlicher Datenschutzrechte. Betroffene Personen können sich hierfür auch direkt an datenschutz@ascl.at wenden.

15. Löschung von Benutzerkonten und Umgang mit bereitgestellten Bildern

Benutzer können die Löschung ihres Kontos beantragen.

Im Zusammenhang mit der Kontolöschung kann der Benutzer entscheiden, ob die von ihm bereitgestellten Bilder gelöscht oder anonymisiert werden sollen, soweit dies im jeweiligen Fall technisch möglich und rechtlich zulässig ist.

Bei einer Anonymisierung werden personenbezogene Bezüge zum betreffenden Benutzer entfernt oder so verändert, dass eine Zuordnung nicht mehr ohne Weiteres möglich ist.

Der Urheber- beziehungsweise Rechteinhaberhinweis eines Bildes bleibt erhalten, soweit dies rechtlich zulässig ist und zur Wahrung der Bildrechte oder zur Dokumentation der Urheberschaft erforderlich ist.

Die Löschung eines Benutzerkontos bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche Fotografien, auf denen der betreffende Benutzer abgebildet ist, entfernt werden. Für solche Bilder sind die Rechte der abgebildeten Personen, die Rechtsgrundlage der Veröffentlichung und gegebenenfalls eingehende Löschungs- oder Widerspruchsanträge gesondert zu prüfen.

Daten können über die Kontolöschung hinaus aufbewahrt werden, wenn dies aufgrund gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich und zulässig ist.

16. Empfänger und Weitergabe personenbezogener Daten

Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten nur jene Personen und Stellen, die diesen für ihre jeweilige Aufgabe benötigen.

Dazu können insbesondere gehören:

zuständige Funktionäre und Administratoren des ASCL
Mitglieder der Kuratorengruppe, soweit dies für die Bildprüfung erforderlich ist
der Hostinganbieter für den technischen Betrieb
technische Dienstleister, soweit sie für den Betrieb tatsächlich eingesetzt werden
der E-Mail-Dienstleister für den Versand notwendiger Nachrichten

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, werden die erforderlichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen getroffen.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht, die betroffene Person eingewilligt hat oder eine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht.

17. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Dabei gelten folgende Grundsätze:

Benutzerkonten: bis zur Löschung des Kontos, vorbehaltlich erforderlicher Aufbewahrung.
Kontaktdaten und Uploadangaben: solange sie für die Kontoverwaltung, Zuordnung und Bearbeitung von Rückfragen erforderlich sind.
Fotografien: solange sie für den vorgesehenen Zweck rechtmäßig genutzt werden können und keine Löschung oder Änderung erforderlich wird.
Urheber- und Rechteinhaberhinweise: solange ihre Speicherung zur Wahrung von Rechten oder zur nachvollziehbaren Zuordnung erforderlich und zulässig ist.
Uploads ohne Benutzerkonto: bis zur Prüfung und Entscheidung über die Freigabe; darüber hinaus nur, soweit dies für die weitere rechtmäßige Bereitstellung oder zur Klärung von Rechtsfragen erforderlich ist.
Meldungen zu Bildern: bis zur abschließenden Bearbeitung und, soweit erforderlich, für eine angemessene Dokumentation.
Serverprotokolle: für die unter Punkt 4 festgelegte Dauer.

Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks werden personenbezogene Daten gelöscht oder, soweit eine weitere Speicherung zulässig und erforderlich ist, anonymisiert.

Die konkreten Speicherfristen werden nach Maßgabe der tatsächlichen technischen Umsetzung und der betrieblichen Erfordernisse festgelegt.

18. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Auskunft: Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
Berichtigung: unrichtige oder unvollständige Daten berichtigen zu lassen.
Löschung: die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Einschränkung der Verarbeitung: unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.
Datenübertragbarkeit: die Übertragung bestimmter bereitgestellter Daten zu verlangen, soweit dieses Recht anwendbar ist.
Widerspruch: aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO Widerspruch einzulegen.
Widerruf einer Einwilligung: eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, sofern die Verarbeitung auf dieser Einwilligung beruht.

Zur Ausübung dieser Rechte kann eine Nachricht an datenschutz@ascl.at gerichtet werden.

Der ASCL kann bei begründeten Zweifeln an der Identität der anfragenden Person zusätzliche Informationen zur Identitätsprüfung anfordern, soweit dies gesetzlich zulässig und erforderlich ist.

Die Ausübung der Rechte ist grundsätzlich kostenlos. Gesetzliche Ausnahmen bleiben unberührt.

19. Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

In Österreich ist dies insbesondere die:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien
Website: https://www.dsb.gv.at/

Es steht betroffenen Personen frei, sich zunächst an den ASCL zu wenden. Das gesetzliche Beschwerderecht bleibt davon unberührt.

20. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO und kein Profiling zu Analyse- oder Werbezwecken statt.

Die Prüfung und Freigabe von Fotografien sowie die Entscheidung über deren Sichtbarkeit erfolgen durch die zuständige Kuratorengruppe.

Die automatische vorläufige Ausblendung eines gemeldeten Bildes dient ausschließlich dazu, eine Prüfung durch einen Kurator zu ermöglichen. Die abschließende Entscheidung über den Umgang mit dem Bild wird durch einen Menschen getroffen.

21. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Der ASCL kann diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich die technische Umsetzung des Fotoalbums, die verarbeiteten Daten, die Zwecke der Verarbeitung oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern.

Es gilt die jeweils auf der Website veröffentlichte Fassung.

Bei wesentlichen Änderungen wird geprüft, ob zusätzliche Informationen oder Maßnahmen gegenüber den betroffenen Personen erforderlich sind.